Supérette, restaurant, magasin d’électronique, supermarchés, instituts de beauté, cafés, boulangeries, quel que soit votre business, si vous proposez des produits physiques à la vente, l’utilisation d’un logiciel de caisse enregistreuse pourrait s’avérer nécessaire pour le contrôle de vos opérations financières
Mais le choix d’une caisse enregistreuse ne se fait pas sur un coup de tête et nombreux sont les entrepreneurs qui hésitent longtemps avant de faire un choix, bon ou mauvais ? Encore faut-il le savoir !
Pour savoir quel type de logiciel de caisse enregistreuse convient réellement à votre entreprise, je vais dans cet article commencer par vous dire ce qu’est un logiciel de caisse enregistreuse, les différents types de caisse enregistreuse vendus présentement sur le marché et pour finir quel logiciel utiliser selon son activité.
Une caisse enregistreuse, qu’est-ce que c’est ?
Faisons juste un brief, rentrer dans un supermarché, une pharmacie ou un restaurant et rendez-vous à la caisse, rassurez-vous, vous n’avez pas besoin de faire un achat. Regardez la caissière, vous voyez cette machine sur laquelle est tapote avant de donner le total des marchandises et faire la monnaie des clients ? Eh bien c’est une caisse enregistreuse.
La caisse enregistreuse est composée d’un clavier, d’un tiroir-caisse et d’une imprimante. Elle est utilisée pour gérer les transactions du magasin.
Les caisses enregistreuses sont associées à un logiciel de caisse qui permet d’en faire un outil complet pour la gestion des stocks, le calcul de la monnaie rendue, la comptabilité mais aussi l’inventaire des flux de marchandises sortants.
Dans certains pays, l’utilisation d’un logiciel de caisse enregistreuse en plus d’être très important est obligatoire. C’est le cas des restaurants en France. Depuis 2018, tous les restaurants doivent s’équiper d’une caisse enregistreuse certifiée NF525.
Les logiciels de caisses enregistreuses certifiées NF525 permettent d’éviter les fraudes à la TVA constaté par les services des impôts. En effet, certains commerçants omettent délibérément la déclaration de certaines recettes en espèces sur des caisses enregistreuses non certifiées aussi appelées caisses permissives.
L’utilisation d’une caisse enregistreuse ou d’un logiciel de caisse non certifié en passible d’une amende qui peut s’élever à 7500 euros pour chaque logiciel de caisse enregistreuse. Alors comment faire le bon choix ?
Les différents types de caisse enregistreuse
Il existe (heureusement) trois ou plutôt devrais-je dire quatre types de caisses enregistreuses. Cela rend plus facile le choix du type de caisse enregistreuse.
- La caisse numérique: c’est la plus ancienne de la liste, elle est seulement dotée des fonctions de base d’une caisse. C’est-à-dire qu’elle permet seulement de garder l’argent, calculer la monnaie à rendre et imprimer un ticket. En somme, c’est une grosse calculatrice avec quelques fonctions supplémentaires.
- La caisse alphanumérique: un peu plus évolué que la caisse numérique, elle permet d’effectuer des opérations plus poussées comme la saisie manuelle des produits, l’élaboration de rapport, l’impression de ticket etc…
- La caisse moderne, plus récente et techniquement très évoluée, ces caisses enregistreuses sont dotées d’un écran tactile pour la plupart. Elles s’utilisent exactement comme un ordinateur avec un écran tactile. Ces caisses enregistreuses sont les plus performantes. Elles fonctionnent avec un logiciel de caisse spécialisé et leur fonction et caractéristiques varient en fonction de ces logiciels. Vous comprenez ainsi que choisir une caisse enregistreuse est importante mais choisir le logiciel de caisse qui l’accompagne l’est encore plus.
- La caisse enregistreuse en ligne: comme son nom l’indique, elle s’utilise via un site web ou une application et permet de transformer un ordinateur ou une tablette en caisse enregistreuse. Son point fort est la synchronisation de plusieurs caisses enregistreuses utilisant le même terminal de vente et aussi la possibilité de stocker des données dans le cloud pour une utilisation ultérieure.
La vulgarisation du digital rend plus facile l’utilisation de tout support possédant un écran tactile comme les smartphones, les tablettes ou les PC tactiles. Quitte à faire le bon choix, je vous recommanderai une caisse enregistreuse moderne avec un écran tactile comme la caisse Tactill.
Quelles options pour son logiciel de caisse ?
Si vous avez besoin de choisir un logiciel de caisse enregistreuse, il est important de se poser la question des options. Comme vous pourrez le voir ici, ces options peuvent être nombreuses pour les logiciels de caisse. Mieux vaut donc faire le point à ce sujet pour choisir la meilleure solution. Pour cela, vous devez vous poser plusieurs questions.
- Comment allez-vous accéder à votre logiciel de caisse ? Si vous comptez faire un encaissement aussi bien depuis une tablette, qu’un smartphone ou un ordinateur, il est préférable de partir sur un éditeur de logiciel multiappareils.
- À quoi doit se connecter votre logiciel ? Par exemple, si vous avez un site e-commerce, votre logiciel devra obligatoirement être connecté. C’est indispensable pour pouvoir gérer vos stocks. C’est la même chose si vous comptez faire votre comptabilité en lien avec votre logiciel.
- Avez-vous un programme de fidélité ? Si c’est le cas, vous aurez besoin de pouvoir accéder facilement à l’historique de leur commande pour leur proposer des réductions ou des avantages en lien avec leurs habitudes d’achats.
- Avez-vous besoin d’améliorer votre chiffre d’affaires ? Avoir accès aux statistiques de vente, peut permettre de connaitre ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré, que ce soit par produit ou par catégories.
Quel logiciel de caisse enregistreuse pour quel type de commerce
Trouvez un logiciel de caisse et une caisse enregistreuse certifiés ne suffit pas. Encore faut-il qu’ils soient adaptés à votre type de commerce, une caisse enregistreuse avec un logiciel de caisse pour la restauration ne conviendra pas forcement à une boulangerie ou à une boutique.
Vous devez faire le bon choix en fonction de votre activité et de vos besoins. Je vous recommande avant de faire un choix, de contacter un service professionnel de logiciel de caisse enregistreuse.
Ils évalueront vos besoins en fonction de votre type d’activité, détermineront les fonctions que doit posséder votre logiciel de caisse pour vous fournir un service sur mesure.
A titre d’exemple et seulement à titre d’exemple, le logiciel de caisse d’Allocaisse.com serait plutôt généraliste. Il peut être utilisé pour la boulangerie, la restauration et pleins d’autres commerces.
Le logiciel de caisse Magic POS Move est également généraliste mais il peut être adapté sur demande à un métier spécifique comme la boulangerie, le café, la restaurant, etc. Les logiciels de caisse l’Addition, Popina et Tiller sont plus axées sur la restauration.
Remarque : les caisses enregistreuses et les logiciels de caisse ont généralement un coût élevé. Le plus important avant de faire un choix, pour ne point avoir à regretter son achat, est de définir ses besoins, l’utilisation que l’on voudrait en faire et consulter un spécialiste avant d’acheter son logiciel de caisse enregistreuse.
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